Các điều khoản chính của ISO 45001

Các điều khoản chính của ISO 45001

ISO 45001 tuân theo cấu trúc cấp cao của Phụ lục SL và do đó nó được tổ chức thành các điều khoản chính sau:

• Khoản 4: Bối cảnh của tổ chức
• Khoản 5: Lãnh đạo và sự tham gia của người lao động
• Khoản 6: Lập kế hoạch
• Khoản 7: Hỗ trợ
• Khoản 8: Hoạt động
• Điều 9: Đánh giá hiệu quả công việc
• Điều 10: Cải tiến

Mỗi Điều khoản quan trọng này được liệt kê và mô tả bên dưới.

Khoản 4: Bối cảnh của tổ chức

Tổ chức được tự do xác định phạm vi của Hệ thống quản lý OH&S nhưng phải xác định các vấn đề bên ngoài và nội bộ có liên quan đến mục đích của mình và ảnh hưởng đến khả năng đạt được các kết quả dự kiến của Hệ thống quản lý OH&S, chẳng hạn như:

• Nhu cầu và mong đợi của người lao động và các bên quan tâm khác;
• Xác định phạm vi của nó về các đơn vị tổ chức, chức năng và ranh giới vật lý;
• Hiệu quả của các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của nó;
• Các yêu cầu pháp lý, quy định hiện hành và các yêu cầu khác mà tổ chức sẽ tuân thủ.

Tiêu chuẩn định nghĩa “các bên quan tâm” là một “cá nhân hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng, bị ảnh hưởng bởi hoặc tự cho rằng mình bị ảnh hưởng bởi một quyết định hoặc hoạt động”.

Khoản 5: Lãnh đạo và sự tham gia của người lao động

Lãnh đạo cao nhất phải thể hiện vai trò lãnh đạo và cam kết đối với trách nhiệm tổng thể và trách nhiệm giải trình của họ đối với việc bảo vệ người lao động và đối với việc tích hợp các quy trình và yêu cầu của Hệ thống quản lý OH&S vào các quy trình kinh doanh của tổ chức. Sự tham gia của lãnh đạo cao nhất là cần thiết để hỗ trợ tổ chức thông qua việc cung cấp các nguồn lực và thúc đẩy cải tiến liên tục. Hơn nữa, lãnh đạo cao nhất phải thể hiện vai trò lãnh đạo thông qua việc hỗ trợ các vai trò quản lý khác trong việc nâng cao hệ thống quản lý OH&S và để đảm bảo đạt được cải tiến liên tục bằng cách xử lý sự không phù hợp, rủi ro và mối nguy cũng như xác định các cơ hội cải tiến.

Trách nhiệm quan trọng của lãnh đạo cao nhất là thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách OH&S và đảm bảo rằng chính sách này được truyền đạt trong tổ chức và chia sẻ với các bên quan tâm có liên quan.

Tham vấn và tham gia của người lao động

Sự tham gia phù hợp của nhân viên vào:

• Nhận dạng mối nguy hiểm;
• Đánh giá rủi ro và xác định các biện pháp kiểm soát;
• Điều tra tai nạn;
• Phát triển và xem xét các chính sách và mục tiêu OH&S;
• Tư vấn và đại diện về các vấn đề OH&S;
• Tham vấn với các nhà thầu, khi có những thay đổi ảnh hưởng đến OH&S của họ.

Khoản 6: Lập kế hoạch

Đây là một trong những điều khoản quan trọng nhất vì nó liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu chiến lược và các nguyên tắc hướng dẫn cho toàn bộ Hệ thống Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp. Các mục tiêu OH&S, có thể được tích hợp với các chức năng kinh doanh khác, là sự thể hiện ý định của tổ chức để xử lý các rủi ro đã xác định.

Khi xác định các rủi ro và cơ hội cần giải quyết, tổ chức phải tính đến:

• Các mối nguy OH&S và rủi ro liên quan của chúng, và cơ hội cải tiến;
• Các yêu cầu pháp lý áp dụng và các yêu cầu khác;
• Rủi ro và cơ hội liên quan đến hoạt động của Hệ thống quản lý OH&S có thể ảnh hưởng đến việc đạt được các kết quả dự kiến.

Khoản 7: Hỗ trợ

Việc quản lý thành công Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp chủ yếu dựa vào việc có các nguồn lực cần thiết cho mỗi nhiệm vụ. Điều này bao gồm việc có đội ngũ nhân viên có năng lực được đào tạo thích hợp, các dịch vụ hỗ trợ và các phương tiện thông tin và liên lạc hiệu quả.

Tổ chức sẽ xác định thông tin dạng văn bản nào là cần thiết cho sự thành công của hệ thống. Thông tin dạng văn bản là một thuật ngữ mới trong tiêu chuẩn, có nghĩa là thông tin có thể ở bất kỳ định dạng, phương tiện hoặc từ bất kỳ nguồn nào.

Hơn nữa, thông tin nội bộ và bên ngoài phải được truyền đạt trong toàn tổ chức và phải được thu thập, phổ biến và hiểu bởi những người tiếp nhận nó. Các quyết định cần được đưa ra là:

• Về/về những gì cần thông báo?
• Thông báo khi nào?
• Thông báo cho ai?
• Làm thế nào để thông báo?
• Làm thế nào để nhận và duy trì thông tin dạng văn bản và làm thế nào để phản hồi các thông tin liên lạc đến có liên quan?

Tương ứng, các thuật ngữ ‘tài liệu và hồ sơ’ đã trở nên lỗi thời trong tiêu chuẩn mới, tiêu chuẩn này sử dụng thuật ngữ ‘thông tin dạng văn bản’ thay thế, với mục đích tối đa hóa sự tự tin để chia sẻ thông tin qua bất kỳ phương tiện nào.

Khoản 8: Hoạt động

Điều khoản này yêu cầu:

• Lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động tại nơi làm việc có nhiều người sử dụng lao động; theo đó tổ chức phải thực hiện quy trình phối hợp các phần liên quan của hệ thống quản lý OH&S với các tổ chức khác.
• Loại bỏ các mối nguy và giảm thiểu rủi ro OH&S đòi hỏi tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) quá trình loại bỏ các mối nguy và giảm thiểu rủi ro OH&S. Để đảm bảo rằng điều này được thực hiện đúng cách, tổ chức phải sử dụng các biện pháp kiểm soát thích hợp.
• Quản lý thay đổi yêu cầu tổ chức thiết lập một quy trình thực hiện và kiểm soát các thay đổi đã được lên kế hoạch sao cho việc giới thiệu các sản phẩm, quy trình, dịch vụ hoặc thực hành công việc mới không mang lại bất kỳ mối nguy hiểm mới nào.
• Mua sắm yêu cầu tổ chức thiết lập, thực hiện và duy trì một quy trình kiểm soát các dịch vụ mua sắm để đảm bảo rằng chúng tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn.
• Chuẩn bị và ứng phó với trường hợp khẩn cấp yêu cầu tổ chức xác định các tình huống khẩn cấp và duy trì quy trình để ngăn ngừa hoặc giảm thiểu rủi ro OH&S từ các trường hợp khẩn cấp tiềm ẩn.

Điều 9: Đánh giá hiệu quả công việc

Tổ chức phải thiết lập một hệ thống liên quan đến việc theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động OH&S của mình. Nó nên quyết định đo lường cái gì và đo lường như thế nào, ví dụ, tai nạn hoặc năng lực của người lao động. Ngoài ra, các cuộc đánh giá nội bộ phải được thiết lập cùng với các cuộc xem xét của lãnh đạo thường xuyên, để xem tiến trình đạt được đối với việc đạt được các mục tiêu OH&S và việc đáp ứng các yêu cầu của ISO 45001.

Điều 10: Cải tiến

Tổ chức cần phản ứng tương ứng với sự không phù hợp và sự cố, đồng thời thực hiện hành động để: kiểm soát, khắc phục chúng, đối phó với hậu quả của chúng và loại bỏ nguồn gốc của chúng để ngăn ngừa tái diễn.

Tích hợp với các hệ thống quản lý khác

ISO 45001 sẽ được quốc tế công nhận, nhất quán, liên kết và tích hợp đầy đủ với các tiêu chuẩn ISO khác bao gồm ISO 9001 (Quản lý chất lượng) và 14001 (Quản lý môi trường), cũng như các IMS khác hiện đang được phát triển. Các loại tiêu chuẩn này tuân theo cấu trúc cấp cao của Phụ lục SL và được phát triển bởi các Cơ quan Tiêu chuẩn Quốc gia và trong trường hợp của ISO 45001, với sự tham gia của Tổ chức Lao động Quốc tế.

Hơn nữa, các yêu cầu chung thường được nêu trong bất kỳ hệ thống quản lý nào được trình bày trong bảng dưới đây. Một hệ thống quản lý tích hợp được triển khai để đơn giản hóa công việc, tránh xung đột và giảm sự trùng lặp tài liệu. Bảng dưới đây minh họa các yêu cầu chung cho tất cả các hệ thống quản lý tích hợp.

Những lý do chính để thực hiện các hệ thống quản lý tích hợp là:

• Giảm thiểu rủi ro và tăng lợi nhuận, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh
• Hài hòa hóa và tối ưu hóa các thực hành
• Loại bỏ các trách nhiệm và mối quan hệ xung đột
• Cân bằng các mục tiêu xung đột
• Chính thức hóa các hệ thống không chính thức
• Giảm trùng lặp và do đó giảm chi phí
• Đảm bảo sự thành công bền vững của tổ chức
• Tập trung vào mục tiêu kinh doanh
• Đảm bảo tính thống nhất
• Cải thiện giao tiếp
• Tạo điều kiện đào tạo và nâng cao nhận thức

Danh sách tài liệu theo yêu cầu của ISO 45001:2018

Tiêu chuẩn ISO 45001 cung cấp cho chúng ta một số thông tin chi tiết về những tài liệu nào được yêu cầu. So với OHSAS 18001 thì không có quá nhiều thay đổi nhưng các yêu cầu về tài liệu dễ quản lý hơn, theo logic của các phiên bản mới của các tiêu chuẩn ISO khác. Tất nhiên, tiêu chuẩn không đề cập rõ ràng đến các tài liệu và hồ sơ, nhưng sử dụng thuật ngữ “thông tin dạng văn bản”.

Sau đây là danh sách các tài liệu mà bạn cần duy trì để tuân thủ ISO 45001:

• Phạm vi của OH&S MS (mục 4.3)
• Hệ thống quản lý OH&S (mục 4.4)
• Lãnh đạo và cam kết (mục 5.1)
• Chính sách OH&S (mục 5.2)
• Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của tổ chức (mục 5.3)
• Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội (mục 6.1)
• Đánh giá rủi ro OH&S và các rủi ro khác đối với hệ thống quản lý OH&S (mục 6.1.2.2)
• Xác định các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác (mục 6.1.3)
• Lập kế hoạch để đạt được các mục tiêu OH&S (mục 6.2.2)
• Năng lực (mục 7.2)
• Truyền thông (mục 7.4)
• Lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động (mục 8.1)
• Nhà thầu (khoản 8.1.4.2)
• Chuẩn bị và ứng phó khẩn cấp (mục 8.2)
• Giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động (điều 9.1)
• Đánh giá sự tuân thủ (mục 9.1.2)
• Kiểm toán nội bộ (khoản 9.2)
• Xem xét của lãnh đạo (mục 9.3)
• Sự cố, sự không phù hợp và hành động khắc phục (mục 10.2)
• Cải tiến liên tục (mục 10.2)

Các tài liệu hỗ trợ khác

Ngoài danh sách các tài liệu nêu trên, còn có các tài liệu hỗ trợ bổ sung có thể được sử dụng để tạo thuận lợi cho việc vận hành hệ thống quản lý. Vì vậy, các tài liệu sau đây thường được sử dụng:

• Thủ tục xác định bối cảnh của tổ chức và các bên quan tâm (mục 4.1 và 4.2)
• Quy trình xác định và đánh giá rủi ro và cơ hội của hệ thống quản lý OH&S (mục 6.1.1 và 6.1.2)
• Quy trình về năng lực, đào tạo và nhận thức (mục 7.2 và 7.3)
• Quy trình liên lạc (mục 7.4)
• Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ (mục 7.5)
• Thủ tục kiểm toán nội bộ (khoản 9.2)
• Quy trình xem xét của lãnh đạo (mục 9.3)
• Quy trình quản lý sự không phù hợp và hành động khắc phục (mục 10.2)

Rõ ràng là tiêu chuẩn này đi theo cùng hướng với ISO 9001 và ISO 14001 đối với cách tiếp cận tài liệu và hồ sơ, vì các yêu cầu cũng chung cho các tiêu chuẩn đó.

Tiêu chuẩn cũng nhấn mạnh rằng điều quan trọng là phải chứng minh tính hiệu quả của Hệ thống quản lý OH&S, thay vì chỉ đơn giản soạn thảo các quy trình lý thuyết vô tận.