GIỚI THIỆU VỀ CHỨNG NHẬN ISO
ISO là gì?
ISO (Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế) là một liên đoàn toàn cầu của các cơ quan tiêu chuẩn quốc gia.
ISO là một tổ chức phi chính phủ bao gồm các cơ quan tiêu chuẩn từ hơn 160 quốc gia, với một cơ quan tiêu chuẩn đại diện cho mỗi quốc gia thành viên. Ví dụ, Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ đại diện cho Hoa Kỳ.
Các thành viên của ISO là các tổ chức tiêu chuẩn quốc gia hợp tác trong việc phát triển và thúc đẩy các tiêu chuẩn quốc tế về công nghệ, quy trình thử nghiệm khoa học, điều kiện làm việc, các vấn đề xã hội, v.v. ISO và các thành viên của nó sau đó bán các tài liệu mô tả chi tiết các tiêu chuẩn này.
Đại hội đồng của ISO là cơ quan ra quyết định. Nó bao gồm các đại diện từ các thành viên và các nhà lãnh đạo được bầu gọi là các quan chức chính. Tổ chức có trụ sở chính tại Geneva, Thụy Sĩ, nơi có một ban thư ký trung tâm giám sát hoạt động.
Các tiêu chuẩn ISO được phát triển như thế nào?
Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế có một quy trình gồm sáu giai đoạn để phát triển các tiêu chuẩn. Các giai đoạn bao gồm như sau:
- Giai đoạn đề xuất. Bước đầu tiên trong việc phát triển một tiêu chuẩn mới bắt đầu khi các hiệp hội ngành hoặc nhóm người tiêu dùng đưa ra yêu cầu. Ủy ban ISO có liên quan xác định liệu một tiêu chuẩn mới có thực sự cần thiết hay không.
- Giai đoạn chuẩn bị. Một nhóm làm việc được thành lập để chuẩn bị một dự thảo làm việc của tiêu chuẩn mới. Nhóm làm việc bao gồm các chuyên gia về chủ đề và các bên liên quan trong ngành; khi bản dự thảo được cho là đạt yêu cầu, ban phụ huynh của nhóm làm việc sẽ quyết định giai đoạn nào sẽ diễn ra tiếp theo.
- Giai đoạn ủy ban. Đây là một giai đoạn tùy chọn trong đó các thành viên của ủy ban phụ huynh xem xét và nhận xét về tiêu chuẩn dự thảo. Khi ủy ban đạt được sự đồng thuận về nội dung kỹ thuật của dự thảo, nó có thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
- Giai đoạn điều tra. Dự thảo tiêu chuẩn ở giai đoạn này được gọi là Dự thảo tiêu chuẩn quốc tế (DIS). Nó được phân phối cho các thành viên ISO để nhận xét và cuối cùng là bỏ phiếu. Nếu DIS được phê duyệt ở giai đoạn này mà không có bất kỳ thay đổi kỹ thuật nào, thì ISO sẽ công bố nó như một tiêu chuẩn. Nếu không, nó sẽ chuyển sang giai đoạn phê duyệt.
- Giai đoạn phê duyệt. Tiêu chuẩn dự thảo được đệ trình dưới dạng Tiêu chuẩn Quốc tế Dự thảo Cuối cùng (FDIS) cho các thành viên ISO. Họ bỏ phiếu tán thành tiêu chuẩn mới.
- Giai đoạn xuất bản. Nếu các thành viên ISO chấp thuận tiêu chuẩn mới, FDIS sẽ được công bố như một tiêu chuẩn quốc tế chính thức.
Các thành viên tham gia của ISO bỏ phiếu phê duyệt các tiêu chuẩn. Một tiêu chuẩn phải nhận được phiếu thuận từ ít nhất hai phần ba số thành viên tham gia và phiếu phản đối từ không quá một phần tư số thành viên tham gia.
Chứng nhận ISO là gì?
Vì nó liên quan đến các tiêu chuẩn ISO, chứng nhận là sự đảm bảo của tổ chức chứng nhận rằng một dịch vụ, sản phẩm hoặc hệ thống đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn. Trong khi ISO phát triển các tiêu chuẩn, các tổ chức chứng nhận bên thứ ba chứng nhận sự phù hợp với các tiêu chuẩn đó.
Theo ISO, cụm từ “chứng nhận ISO” không bao giờ được sử dụng để chỉ ra rằng một sản phẩm hoặc hệ thống đã được chứng nhận bởi một tổ chức chứng nhận là phù hợp với tiêu chuẩn ISO. Thay vào đó, ISO gợi ý đề cập đến các sản phẩm hoặc hệ thống được chứng nhận bằng cách sử dụng nhận dạng đầy đủ của tiêu chuẩn ISO.
Ví dụ: thay vì “Được chứng nhận ISO”, ISO khuyến nghị sử dụng cụm từ “Được chứng nhận ISO 9001:2015”. Điều này xác định đầy đủ tiêu chuẩn được chứng nhận, bao gồm cả phiên bản — trong trường hợp này là phiên bản ISO 9001 được phát hành vào năm 2015.
Mặc dù ISO không thực hiện chứng nhận, nhưng Ủy ban đánh giá sự phù hợp của tổ chức này hoạt động dựa trên các tiêu chuẩn liên quan đến quy trình chứng nhận.
Làm thế nào để các doanh nghiệp được chứng nhận ISO?
Quá trình để được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO có thể tốn kém, mất thời gian và có khả năng gây gián đoạn cho doanh nghiệp. Trước khi thực hiện bất kỳ bước nào để được chứng nhận, việc xác định nhu cầu được chứng nhận có thể là bước quan trọng nhất.
- Bước đầu tiên để được chứng nhận là xác định xem chứng nhận có xứng đáng với chi phí bỏ ra hay không. Một số lý do mà các tổ chức theo đuổi chứng nhận bao gồm:
- Yêu cầu quy định. Một số doanh nghiệp và sản phẩm yêu cầu chứng nhận rằng họ đáp ứng các tiêu chuẩn chung.
- Tiêu chuẩn thương mại. Khi chứng nhận không phải là một yêu cầu pháp lý, các sản phẩm và dịch vụ được chứng nhận đáp ứng các tiêu chuẩn tối thiểu là cần thiết đối với một số ngành.
- Yêu cầu của khách hàng. Ngay cả khi có tiêu chuẩn ngành hoặc yêu cầu quy định về chứng nhận, một số khách hàng, chẳng hạn như các cơ quan chính phủ, có thể thích hoặc yêu cầu chứng nhận.
- Cải thiện tính nhất quán. Chứng nhận có thể giúp các tổ chức lớn đảm bảo chất lượng nhất quán giữa các đơn vị kinh doanh cũng như xuyên biên giới quốc tế.
- Sự hài lòng của khách hàng. Khách hàng doanh nghiệp sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ trong các bối cảnh và quốc gia khác nhau đánh giá cao hiệu suất nhất quán. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn cũng có thể giúp tổ chức được chứng nhận giải quyết các vấn đề của khách hàng.
Quy trình chứng nhận cho các tiêu chuẩn ISO khác nhau, tùy thuộc vào tiêu chuẩn và cơ quan chứng nhận. Đối với các tiêu chuẩn phổ biến, trước tiên các tổ chức có thể cần xem xét và lựa chọn một tổ chức chứng nhận phù hợp. Các đề xuất về các bước cần thực hiện để được chứng nhận theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng của ISO, ISO 9001:2015, bao gồm:
- hiểu tiêu chuẩn ISO;
- xác định các khu vực có sự cố, nơi hoạt động không đáp ứng các yêu cầu của ISO;
- chính thức lập thành văn bản các quy trình, thủ tục và kế hoạch để cải thiện các khu vực gặp sự cố;
- thực hiện tiêu chuẩn ISO;
- tiến hành đánh giá nội bộ để kiểm tra sự phù hợp với tiêu chuẩn trước khi đánh giá chính thức;
- trải qua quá trình đánh giá tuân thủ hoặc chứng nhận chính thức.
