Quy trình kiểm toán hoạt động là gì?
Quy trình kiểm toán hoạt động điển hình bao gồm các bước sau:

Xác định kiểm toán viên
Thông thường, một công ty tiến hành kiểm toán hoạt động trong nội bộ. Họ có thể có một kiểm toán viên nội bộ hoặc nhóm kiểm toán có nhiệm vụ quản lý các cuộc kiểm toán nội bộ hoặc hoạt động. Tuy nhiên, một số công ty có thể không có nhóm kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán viên nội bộ có kiến thức hoặc kinh nghiệm cần thiết, vì vậy họ có thể thuê một chuyên gia bên ngoài để tiến hành kiểm toán.

Lập kế hoạch quá trình kiểm toán
Kiểm toán viên gặp gỡ các nhà quản lý có liên quan để thảo luận và lập kế hoạch cho phương pháp kiểm toán của họ. Trong cuộc thảo luận này, kiểm toán viên có được sự hiểu biết về doanh nghiệp và bất kỳ mối lo ngại tiềm ẩn nào. Sau đó, họ có thể xác định các lĩnh vực có thể yêu cầu cải tiến quy trình, đưa ra những thách thức để họ tập trung vào trong quá trình đánh giá. Thông qua cuộc trò chuyện này, kiểm toán viên cũng thiết lập phạm vi và thời gian của cuộc kiểm toán.

Tiếp theo, họ có thể bắt đầu thiết lập các mục tiêu và chiến lược của cuộc kiểm toán. Các mục tiêu này khác nhau nhưng nên nhằm mục đích hỗ trợ các nhu cầu và mục tiêu tổng thể của tổ chức. Họ có thể tập trung vào một lĩnh vực cụ thể của công ty và các quy trình liên quan của nó. Ví dụ: một công ty có thể thực hiện kiểm toán hoạt động đối với các hoạt động tuyển dụng của mình. Kiểm toán viên và các nhà quản lý phải thiết lập các mục tiêu để đáp ứng các quy trình đó, chẳng hạn như tăng số lượng nhân viên được thuê trong một khoảng thời gian nhất định. Sau đó, kiểm toán viên sử dụng các mục tiêu đó để đánh giá các thủ tục hiện tại của công ty và tìm ra những cải tiến.

Tiến hành kiểm toán
Bây giờ kiểm toán viên kiểm tra các lĩnh vực kinh doanh trong phạm vi chương trình kiểm toán của họ. Kiểm toán viên cần đánh giá các quy trình và thủ tục hiện có để xác định xem chúng có đáp ứng các mục tiêu đã đặt ra trước đó trong quy trình kiểm toán hay không. Họ trò chuyện với các nhà quản lý và nhân viên để thảo luận xem các quy trình có đáp ứng được kỳ vọng hay không. Kiểm toán viên cũng có thể quan sát nhân viên khi họ tiến hành các thủ tục đó và kiểm tra từng bước.

Sau khi kiểm toán viên hiểu và xem xét các quy trình hoặc thủ tục, họ có thể phát triển các bài kiểm tra để đánh giá chúng. Thông qua các thử nghiệm đó, kiểm toán viên có thể tìm thấy các yếu tố cụ thể cần cải thiện và tạo ra và thử nghiệm các giải pháp giúp hoàn thành mục tiêu của họ. Một quy trình lý tưởng hoạt động mà không có vấn đề gì và cho phép công ty thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả về chi phí và thời gian.

Báo cáo kết quả kiểm toán
Kiểm toán viên phát triển một báo cáo về những phát hiện của họ và bao gồm mọi khuyến nghị để cải thiện. Tùy thuộc vào những khuyến nghị đó, kiểm toán viên cũng có thể soạn thảo một kế hoạch thực hiện để giúp công ty thực hiện những thay đổi cần thiết. Họ thảo luận những đề xuất này với các nhà quản lý có liên quan, đảm bảo rằng nhóm quản lý hiểu được những phát hiện và giải pháp. Ban quản lý có thể đồng ý làm theo tất cả các đề xuất hoặc thảo luận về lý do tại sao một số thay đổi có thể không khả thi.

Thực hiện theo dõi
Sau khi hoàn thành cuộc kiểm toán, kiểm toán viên thiết lập một cuộc họp tiếp theo với đội ngũ quản lý và nhân viên có liên quan. Thông thường, họ tổ chức theo dõi khoảng sáu tháng sau cuộc kiểm toán. Trong quá trình theo dõi, họ thảo luận về những thay đổi được thực hiện đối với các quy trình và đánh giá kết quả của chúng. Họ đo lường những kết quả này đối với các mục tiêu do cuộc kiểm toán đặt ra và xác định xem họ có đáp ứng các mục tiêu đó hay không hoặc đang đạt được một số tiến bộ đối với chúng.

Các loại kiểm toán hoạt động
Kiểm toán hoạt động kiểm tra các quy trình và thủ tục kinh doanh trong một công ty. Loại kiểm toán này có thể chồng chéo với các loại kiểm toán khác, chẳng hạn như:

Kiểm toán bộ phận: Các bộ phận khác nhau trong một công ty sử dụng các quy trình và thủ tục khác nhau liên quan đến mục tiêu hoặc trách nhiệm của họ. Kiểm toán có thể đánh giá các quy trình đó và tìm cách cải thiện chúng. Nó cũng có thể kiểm tra các nguồn lực sẵn có của bộ phận và mức độ hiệu quả mà họ sử dụng chúng khi tiến hành các quy trình. Ví dụ: kiểm toán hoạt động có thể xem xét các bộ phận cụ thể như nhân sự, tiếp thị hoặc CNTT.
Kiểm toán điều tra: Nếu một công ty phát hiện hoặc nghi ngờ xảy ra lỗi hoặc vi phạm an ninh, họ có thể tiến hành kiểm toán điều tra để xác định nguyên nhân. Là một phần của cuộc kiểm toán này, họ có thể đánh giá các quy trình được thực hiện bởi một nhân viên hoặc bộ phận. Kiểm toán viên có thể đưa ra các đề xuất để cải thiện các quy trình đó hoặc các thủ tục liên quan để đảm bảo vấn đề không xảy ra trong tương lai.
Kiểm toán tuân thủ: Loại kiểm toán này đánh giá liệu một công ty có tuân theo các luật bên ngoài có liên quan hay không, cùng với các chính sách nội bộ. Kiểm toán viên sẽ đánh giá các quy trình và thủ tục hiện tại để đảm bảo chúng đáp ứng mọi tiêu chuẩn hoặc quy định cần thiết liên quan đến ngành của tổ chức. Một công ty cũng có thể có các quy tắc ứng xử mà tất cả nhân viên đều tuân theo, vì vậy, cuộc kiểm toán có thể kiểm tra việc tuân thủ các quy trình tuyển dụng và sa thải nhân viên chẳng hạn.
Kiểm toán tiếp theo: Sau khi kiểm toán hoạt động, công ty sẽ thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào. Sau đó, họ có thể đặt thời gian xác định để tiến hành kiểm toán tiếp theo nhằm đánh giá hiệu quả của các thay đổi.
Các giai đoạn kiểm toán hoạt động
Tiến hành kiểm toán hoạt động trong một tổ chức có thể mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như:

Kiểm toán xác định các cơ hội và rủi ro
Các hoạt động của một doanh nghiệp có thể diễn ra suôn sẻ, nhưng một cuộc kiểm toán có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Những thay đổi này có thể làm cho các quy trình nhanh hơn, ít tốn kém hơn hoặc được cải thiện theo những cách khác hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh và lợi nhuận. Thông qua kiểm toán, các nhà quản lý cũng có thể phát hiện ra các rủi ro hoặc vấn đề trong quy trình của họ mà trước đây họ không biết. Kiểm toán viên giúp xác định những rủi ro này và cung cấp các phương pháp giải quyết chúng. Giờ đây, nhân viên đã hiểu những rủi ro liên quan đến hoạt động kinh doanh của họ, họ có thể xác định và đánh giá tốt hơn những rủi ro trong tương lai.

Kiểm toán có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh
Kiểm toán hoạt động đòi hỏi phải xem xét sâu các quy trình và thủ tục liên quan đến hoạt động kinh doanh. Mục đích của kiểm toán là để đảm bảo doanh nghiệp hoàn thành các quy trình một cách hiệu lực và hiệu quả. Do đó, bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đều phục vụ mục tiêu đó và dẫn đến cải thiện hoạt động và lợi nhuận của công ty. Đôi khi, kiểm toán viên có thể xác định một lĩnh vực kinh doanh hoạt động hiệu quả và sử dụng nó làm ví dụ để giúp nâng cao hiệu quả của nhóm khác.

Việc kiểm toán có thể đưa ra các quan điểm khách quan hoặc mới
Kiểm toán viên có thể giúp các nhà quản lý có được góc nhìn mới về hoạt động kinh doanh của họ. Nếu kiểm toán viên không tham gia thường xuyên vào các quy trình hoặc thủ tục đã xác định, họ có thể cung cấp thông tin chi tiết mà người thường xuyên thực hiện chúng có thể không nhìn thấy. Bởi vì họ đánh giá các quy trình dựa trên các mục tiêu kinh doanh, nên nó phục vụ như một phương pháp đánh giá khách quan. Vấn đề không phải là liệu kiểm toán viên có thích quy trình hay không, mà là liệu nó có đáp ứng các mục tiêu được yêu cầu hay không.

Kiểm toán có thể cung cấp động lực
Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên và ban quản lý phát triển các mục tiêu mà họ cần đạt được. Những mục tiêu này nhằm giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn bằng cách cải tiến các quy trình và thủ tục cụ thể. Cán bộ quản lý có thể sử dụng những mục tiêu này để thúc đẩy nhân viên của mình bằng cách đưa ra cho họ một tiêu chuẩn để hướng tới. Các mục tiêu cũng cung cấp các hướng dẫn rõ ràng cho nhân viên, đảm bảo rằng họ hiểu được kỳ vọng của chủ nhân và biết điều gì tạo nên một công việc tốt.

Nhược điểm của kiểm toán hoạt động
Kiểm toán hoạt động nhằm mục đích cải thiện các quy trình và thủ tục trong một công ty, nhưng nó có thể đi kèm với một số nhược điểm. Tuy nhiên, những nhược điểm này có thể không thành vấn đề trong thời gian dài do những ưu điểm của những cải tiến được thực hiện. Một số nhược điểm đó có thể bao gồm:

Việc kiểm toán có thể yêu cầu thực hiện các thay đổi
Việc cải thiện các quy trình và thủ tục trong một công ty thường đòi hỏi phải thay đổi các yếu tố của chúng. Nhân viên có thể cần thời gian để thích nghi với những thay đổi này và trở nên thoải mái hơn với chúng. Một số thay đổi thậm chí có thể yêu cầu nhân viên đào tạo về cách tiến hành các quy trình mới và cải tiến. Do đó, các công ty thực hiện các thay đổi do kiểm toán hoạt động cần xem xét phát triển một kế hoạch quản lý thay đổi để giúp nhân viên dễ dàng chuyển đổi.

Kiểm toán đi kèm với chi phí tiền tệ
Giống như bất kỳ cuộc kiểm toán nào khác, kiểm toán hoạt động mang lại chi phí cho tổ chức. Mặc dù thường do kiểm toán viên nội bộ xử lý, đôi khi một công ty có thể thuê kiểm toán viên bên ngoài tính phí cho dịch vụ của họ. Việc kiểm toán cũng có thể cho rằng một số thay đổi nhất định là cần thiết để cải thiện các quy trình và thủ tục cụ thể trong doanh nghiệp. Việc thực hiện những cải tiến đó hoặc đào tạo nhân viên về chúng có thể làm tăng thêm chi phí cho công ty.

Kiểm toán có thể ảnh hưởng đến năng suất
Kiểm toán hoạt động có thể ảnh hưởng đến năng suất của các nhân viên tham gia. Nếu kiểm toán viên nội bộ thường thực hiện các nhiệm vụ khác tại công ty, thì việc tiến hành kiểm toán sẽ loại bỏ những trách nhiệm đó trong suốt thời gian của nó. Tương tự như vậy, các nhân viên có bộ phận hoặc khu vực kinh doanh đang được kiểm toán cần dành thời gian làm việc với kiểm toán viên và xem xét các quy trình và thủ tục của họ. Nhiệm vụ này có thể làm chậm tiến độ dự án của họ hoặc mất thời gian cho các trách nhiệm hàng ngày. Các quy trình được đánh dấu để cải thiện có thể bị tạm dừng khi công ty thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào.

Việc kiểm toán có thể tốn nhiều thời gian
Kiểm toán viên có thể mất nhiều thời gian để xem xét hoạt động kinh doanh của một công ty. Họ phải kiểm tra từng bước của quy trình mà họ kiểm toán và quy trình càng phức tạp thì càng tốn nhiều thời gian. Nhiệm vụ thực hiện các giải pháp hoặc cải tiến cũng có thể mất thời gian để hoàn thành. Công ty có thể cần thực hiện các thử nghiệm để đảm bảo các giải pháp hoặc cải tiến làm cho các quy trình hiệu quả hơn. Nếu nhân viên yêu cầu đào tạo để học cách thực hiện các quy trình đã thay đổi, điều đó cũng có thể khiến họ mất thời gian thực hiện các trách nhiệm thông thường.