Quá trình kiểm tra nhà máy của Wal-Mart
1) Họp tiền đánh giá
Sau khi các kiểm toán viên đến nhà máy, trước tiên họ gặp ban quản lý nhà máy. Quản lý nhà máy nên cung cấp mẫu khảo sát nhà máy đã hoàn thành. Ở giai đoạn này, các kiểm toán viên cũng sẽ xác minh giấy phép kinh doanh của nhà máy, đồng thời xác minh và xác nhận từng tài liệu do nhà máy đệ trình.
2) Kiểm tra nhà máy
Sau cuộc họp tiền đánh giá, các đánh giá viên sẽ tuần tra khu vực nhà máy. Nói chung, các đánh giá viên chỉ cần sự hỗ trợ tối thiểu từ ban quản lý nhà máy khi thực hiện các chuyến tham quan của họ. Kiểm toán viên có thể tiến hành kiểm toán theo cách hiệu quả nhất với càng ít sự giám sát càng tốt. Tất nhiên, tùy thuộc vào quy mô của nhà máy, thời gian cần thiết cho việc kiểm tra sẽ khác nhau.
Kiểm toán viên sẽ tiến hành các cuộc trò chuyện ngắn với nhân viên nhà máy trong khu vực sản xuất, đặt câu hỏi về hoạt động của máy móc và các vấn đề khác liên quan đến Tiêu chuẩn Nhà cung cấp của Wal-Mart. Ngoài ra, kiểm toán viên có thể đo đạc các không gian, kiểm tra xem hệ thống phòng cháy chữa cháy và các thiết bị khác có được kiểm soát hay không, đồng thời kiểm tra hồ sơ sửa chữa và bảo trì. Khi kết thúc chuyến tham quan, kiểm toán viên sẽ yêu cầu tài liệu liên quan đến hồ sơ nhân sự, giờ làm việc và tiền lương. Lương xét duyệt tùy thuộc vào quy mô của nhà máy.
3) Phỏng vấn nhân viên
Phỏng vấn nhân viên là một tiêu chuẩn ngành để đánh giá các vấn đề về Quy tắc ứng xử (Tiêu chuẩn nhà cung cấp). Wal-Mart tin rằng việc tìm hiểu ý kiến của nhân viên là một phần không thể thiếu trong quá trình xem xét. Kết quả và phát hiện kiểm toán có thể được xác nhận thông qua các cuộc phỏng vấn như vậy.
Phỏng vấn nhân viên nên được tiến hành riêng biệt với khu vực sản xuất. Ban quản lý nhà máy nên cung cấp một phòng phỏng vấn riêng. Quản lý nhà máy hoặc đại diện của họ không có mặt tại cuộc phỏng vấn.
Số lượng nhân viên được phỏng vấn không ít hơn 15 và không nhiều hơn 25. Số lượng cụ thể phụ thuộc vào quy mô của nhà máy. Những người được phỏng vấn phải là đại diện của cả nam và nữ trong nhà máy, được lựa chọn từ các bộ phận khác nhau trong nhà máy.
Ngoài ra, tốt nhất là chọn nhân viên ở các vị trí sản xuất chính. Thông thường, kiểm toán viên sẽ chọn các mục để phỏng vấn trong chuyến tham quan nhà máy. Nếu một số vấn đề được tìm thấy trong quá trình xem xét tài liệu, nhân viên có liên quan cũng có thể được mời đến phỏng vấn bất cứ lúc nào.
4) Xem xét các tài liệu của nhà máy
Để đảm bảo hơn nữa việc triển khai và thực hiện đúng “Tiêu chuẩn dành cho Nhà cung cấp” của Wal-Mart, Wal-Mart hoặc bên thứ ba do Wal-Mart chỉ định sẽ thực hiện các biện pháp như kiểm tra địa điểm nhà máy để đảm bảo rằng “Tiêu chuẩn dành cho Nhà cung cấp” được thực hiện đúng , thực hiện. Các nhà cung cấp không vượt qua cuộc kiểm tra tại chỗ của nhà máy hoặc từ chối chấp nhận cuộc kiểm tra tại chỗ của nhà máy và kiểm tra tài liệu liên quan sẽ phải đối mặt với các hậu quả như hủy bỏ ngay lập tức các đơn đặt hàng còn lại, từ chối sản phẩm, trả lại và chấm dứt liên hệ kinh doanh.
5) Họp tổng kết
Khi cuộc kiểm toán được tiến hành theo sự sắp xếp trước, đại diện quản lý nhà máy và / hoặc nhà cung cấp phải có mặt và ký vào báo cáo tại chỗ về các biện pháp cải tiến và các nội dung khác để xác nhận. Kiểm toán viên sẽ tóm tắt kết quả kiểm toán với nhà máy tại cuộc họp kết luận và thảo luận với nhân viên quản lý nhà máy về những điểm không tuân thủ “Tiêu chuẩn Nhà cung cấp” của Wal-Mart.
Kiểm toán viên sẽ chuẩn bị một báo cáo tại chỗ, bao gồm các vi phạm được tìm thấy trong quá trình kiểm tra và các đề xuất cải tiến.
Trong cuộc họp tổng kết, các kiểm toán viên sẽ thảo luận các vấn đề được xác định trong báo cáo địa điểm và các cải tiến được đề xuất.
Nhân viên quản lý nhà máy và kiểm toán viên nên ký vào báo cáo tại chỗ để xác nhận. Điều này đảm bảo rằng ban quản lý nhà máy cũng có hồ sơ về các vấn đề (vi phạm) và các biện pháp khắc phục được đề xuất.
Lợi ích khi vượt qua cuộc kiểm tra nhà máy của Wal-Mart.
- Có cơ hội tham gia chuỗi cung ứng Wal-Mart và tham gia thị trường rộng lớn
- Thiết lập hệ thống quản lý đáp ứng yêu cầu quốc tế và tăng khả năng cạnh tranh thương hiệu
- Nâng cao nhận diện của người tiêu dùng về sản phẩm và thương hiệu
- Cải thiện điều kiện làm việc, được nhân viên công nhận và tăng năng suất
- Tăng cường tiếp thị thương hiệu và sản phẩm
- Hợp pháp hóa hành vi của công ty và đáp ứng các yêu cầu của chính quyền địa phương
- Xoá bỏ rào cản lao động trong thương mại quốc tế
Các công ty nên chuẩn bị như thế nào cho cuộc kiểm tra nhà máy của Wal-Mart?
- Nhân viên có liên quan được đào tạo liên quan đến Wal-Mart
- Xác định các luật và quy định có liên quan, kiểm tra trước và cải thiện khu vực nhà máy
- Soạn thảo, rà soát dự thảo văn bản
- Thực hiện đầy đủ
- Kiểm toán giả
- Sửa chữa thiếu sót kiểm toán
