Audit nhà máy là gì?
Audit nhà máy (đánh giá nhà máy) là quá trình đánh giá được tiến hành nhằm đánh giá các đơn vị cung ứng về nhiều khía cạnh khác nhau như: hệ thống quản lý chất lượng, môi trường làm việc, thiết bị và vật tư phòng sạch, khả năng cung ứng các yêu cầu của phía khách hàng,…
Audit nhà máy thường được cho là bước cuối để giúp cho khách hàng dễ dàng hơn trong việc chọn ra được một nhà cung cấp phù hợp hoặc cân nhắc lại xem có thể tiếp tục hợp tác với nhà cung cấp hiện tại hay không. Không chỉ được triển khai bởi người mua mà Audit nhà máy còn được thực hiện bởi đơn vị đánh giá chứng nhận, hay đơn vị sản xuất tự thực hiện đánh giá nội bộ.
Lợi ích của việc audit nhà máy là gì?
- Audit nhà máy đảm bảo được rằng các sản phẩm từ nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất có đáp ứng được những yêu cầu bao gồm: chất lượng, độ tin cậy, tiêu chuẩn và một số các yêu cầu khác từ phía khách hàng.
- Củng cố được hệ thống quản lý chất lượng, đồng thời nâng cao khả năng nhà máy đáp ứng tiêu chuẩn GMP.
- Nhờ việc audit nhà máy mà khách hàng có thể đánh giá được năng lực và khả năng của nhà cung cấp, sản xuất. Vậy nên đây được xem như một cách để nhà cung cấp, sản xuất chứng minh được năng lực.
- Tránh đi các vấn đề không may xảy ra trong quá trình sử dụng sản phẩm như: tỷ lệ hỏng hóc, sản phẩm bị trả về, không đáp ứng được những tiêu chuẩn,…
- Giúp gắn kết hơn mối quan hệ giữa nhà cung cấp, sản xuất với bên khách hàng, nhà bán lẻ hơn.
Những lưu ý khi Audit nhà máy
Nhà cung cấp cần làm gì khi audit nhà máy
Các nhà cung cấp (Supplier), dịch vụ tư vấn chế tạo dây chuyền sản xuất cần phải nắm được các tiêu chuẩn mà bên khách hàng của mình tập trung đến như: tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 (đây là tiêu chuẩn phổ biến nhất hiện nay), tiêu chuẩn về an toàn thực phẩm ISO 22000,… nhằm chuẩn bị kịp thời những tài liệu cần thiết. Không chỉ vậy, các nhà cung cấp nên chuẩn bị thêm các tài liệu khác có liên quan được khách hàng yêu cầu.
Phía nhà máy sẽ thực hiện việc đánh giá nội bộ có sự xem xét của ban giám đốc, sau đó tiếp tục thực hiện các hành động khác nhằm khắc phục các lỗ hổng và sai sót, lưu ý là nên hoàn thành trước khi khách hàng hay đơn vị kiểm định nha máy thực hiện việc Audit nhà máy.
Trong quá trình đánh giá nhà máy, nếu phát hiện còn những điểm chưa phù hợp, cần cải tiến thì phía nhà cung cấp nên chủ động đưa ra các giải pháp khắc phục phù hợp để khắc phục, cải tiến và sửa đổi phù hợp để thỏa mãn được yêu cầu của khách hàng.
Ngoài ra, để quá trình đánh giá diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn thì doanh nghiệp nên có một đội ngũ đánh giá viên nội bộ dày dặn kinh nghiệm, chuyên nghiệp, trách nhiệm, uy tín như Công ty GMP Groups Vietnam. Tránh trường hợp do thiếu đi những nhân sự chuyên nghiệp về ISO mà ảnh hưởng đến công tác đánh giá, nhất là với những doanh nghiệp còn non trẻ mới khởi nghiệp, hoặc những doanh nghiệp còn sử dụng những hệ thống, trang thiết bị, và công nghệ cũ. Đồng thời để nhân viên đánh giá có thể làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp, nhanh chóng thì bản thân doanh nghiệp đó nên đặc biệt lưu ý đến vấn đề đào tạo ISO cho chuyên viên với các tiêu chuẩn phù hợp, đặc biệt là tiêu chuẩn ISO 9001.
Hiện nay, các khóa học đào tạo ISO 9001 luôn được tổ chức thường xuyên nhằm đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp, tạo ra những đội ngũ nhân viên đánh giá có năng lực.
Khách hàng cần làm gì khi audit nhà máy
Việc Audit nhà máy đối với khách hàng bao gồm nhiều bước cơ bản như sau: thu thập thông tin liên quan và chuẩn bị, thực hiện triển khai việc Audit nhà máy rồi theo dõi những hành động cần thiết.
Thu thập thông tin và chuẩn bị
- Thu thập thông tin và những yêu cầu cho phía nhà cung cấp như hợp đồng, hồ sơ năng lực, khiếu nại, thông số kỹ thuật sản phẩm,…
- Yêu cầu nhà sản xuất cung cấp thêm nhiều tài liệu có liên quan đến hệ thống kiểm soát chất lượng, tiêu chuẩn, khả năng sản xuất,…
- Liệt kê ra những tiêu chí phải kiểm tra và đánh giá trước, ví dụ như: cách tổ chức hệ thống quản lý chất lượng từ nhà cung cấp, các tiêu chuẩn hiện nay nhà cung cấp đang sử dụng và đã được chứng nhận,… nhờ đó mà việc Audit trở nên hiệu quả, thuận lợi và tiết kiệm thời gian.
- Xác định rõ được thời gian, địa điểm và đội ngũ tiến hành quá trình thực hiện đánh giá nhà máy và thông báo cho bên cung cấp.
Triển khai Audit nhà máy
- Dựa vào các tiêu chuẩn đã lên kế hoạch trước đó, tiến hành kiểm tra đánh giá.
- Tiến hành quan sát thực tế ở các nhà máy, sau đó ghi nhận lại các điểm chưa hợp lý hay cần sửa đổi, khắc phục, và cải tiến.
- Vạch ra những điểm mạnh, điểm phù hợp và nổi bật bên phía nhà cung cấp.
- Nếu cần thiết có thế yêu cầu phía nhà cung cấp cung cấp thêm thông tin về những quy trình, tiêu chuẩn để việc audit dễ dàng hơn.
Theo dõi các hành động cần thiết
- Không những phải nêu rõ những điểm mạnh, những điểm chưa phù hợp, cần sửa đổi cũng cần chỉ rõ trong báo cáo và tiến hành thông báo lại trong cuộc họp bế mạc với nhà cung cấp.
- Thường xuyên kiểm tra, theo dõi khi chỉ ra các cải tiến và tiến hành khắc phục những điều chưa phù hợp từ nhà cung cấp. Đặc biệt, việc giám sát này nên thực hiện cho tới khi các động thái khắc phục và cải tiến được hoàn thành.
