1. Audit nhà máy là gì?
Audit nhà máy hay còn gọi là đánh giá nhà máy, đây là quá trình đánh giá được tiến hành nhằm đánh giá các đơn vị cung ứng cho nhiều khía cạnh khác nhau.
Ví dụ như: hệ thống quản lý chất lượng, môi trường làm việc, thiết bị và vật tư phòng sạch, khả năng cung ứng các yêu cầu của phía khách hàng,…
Đây thường là bước cuối cùng giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc chọn ra được một nhà cung cấp phù hợp hoặc để cân nhắc có nên tiếp tục hợp tác với nhà cung cấp hiện tại hay không.
Không chỉ được triển khai bởi người mua mà Audit nhà máy còn được thực hiện bởi đơn vị đánh giá chứng nhận, hay đơn vị sản xuất tự thực hiện đánh giá nội bộ.
Đặc biệt, đối với việc audit ESD tại nhà máy, quy trình này lại càng quan trọng hơn khi góp phần ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm đầu ra, hạn chế sản phẩm lỗi, giữ an toàn cho người lao động.
2. Lợi ích mà Audit nhà máy mang lại
Việc đánh giá nhà máy thường được các chuyên gia ESD có chứng nhận quốc tế của Systech xuống thực tế kiểm tra. Ngoài ra chúng còn đem đến nhiều lợi ích khác như:
- Audit nhà máy đảm bảo được rằng các sản phẩm từ nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất có đáp ứng được những yêu cầu bao gồm: chất lượng, độ tin cậy, tiêu chuẩn và một số các yêu cầu khác từ phía khách hàng.
- Củng cố được hệ thống quản lý chất lượng, đồng thời nâng cao khả năng nhà máy đáp ứng tiêu chuẩn GMP.
- Nhờ việc audit nhà máy mà khách hàng có thể đánh giá được năng lực và khả năng của nhà cung cấp, sản xuất. Vậy nên đây được xem như một cách để nhà cung cấp, sản xuất chứng minh được năng lực.
- Tránh đi các vấn đề không may xảy ra trong quá trình sử dụng sản phẩm như: tỷ lệ hỏng hóc, sản phẩm bị trả về, không đáp ứng được những tiêu chuẩn,…
- Giúp gắn kết hơn mối quan hệ giữa nhà cung cấp, sản xuất với bên khách hàng, nhà bán lẻ hơn.
3. Các bước triển khai Audit nhà máy
3.1 Những việc làm bên nhà cung cấp
Về phía nhà cung cấp cần phải xác định các tiêu chuẩn mà khách hàng hướng đến, sau đó chuẩn bị những tài liệu cần thiết, những tài liệu liên quan:
- Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001.
- Tiêu chuẩn BRC.
- Tiêu chuẩn về an toàn thực phẩm ISO 22000
- …
Nhà máy cần phải tiến hành đánh giá nội bộ, thực hiện các hành động để khắc phục những lỗ hổng và sai sót trước khi khách hàng hoặc đơn vị đánh giá chứng nhận triển khai Audit nhà máy.
Trong quá trình đánh giá, nếu có điểm chưa phù hợp thì nhà cung cấp phải đưa ra các giải pháp để khắc phục và cải tiến.
Để đánh giá nội bộ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả thì doanh nghiệp phải cần đến một đội ngũ đánh giá viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm. Phải đào tạo ISO cho các chuyên viên, đặc biệt là ISO 9001.
3.2 Khách hàng cần làm gì?
Về phía khách hàng, việc Audit nhà máy cần trải qua những bước cơ bản như sau:
a. Thu thập thông tin và chuẩn bị
- Thu thập thông tin và các yêu cầu cho nhà cung cấp như: hợp đồng, hồ sơ năng lực, thông số kỹ thuật sản phẩm, các tiêu chuẩn trong sản xuất,…
- Yêu cầu phía nhà cung cấp gửi thêm các tài liệu liên quan đến hệ thống kiểm soát chất lượng, tiêu chuẩn, khả năng sản xuất,…
- Cần liệt kê sẵn những tiêu chí cần kiểm tra và đánh giá như cách tổ chức hệ thống quản lý chất lượng của phía nhà cung cấp, những tiêu chuẩn mà phía nhà cung cấp đang áp dụng và được chứng nhận,…
- Xác định thời gian, địa điểm và đội ngũ thực hiện quá trình đánh giá và thông báo cho phía nhà cung cấp.
b. Triển khai Audit nhà máy
- Triển khai đánh giá theo những tiêu chí đã chuẩn bị từ trước.
- Quan sát thực tế tại nhà máy, ghi nhận lại những điểm chưa hợp lý hay cần cải tiến.
- Ghi nhận những điểm mạnh, phù hợp và nổi bật của phía nhà cung cấp.
- Yêu cầu phía nhà cung cấp giải trình thêm về các quy trình và tiêu chuẩn của họ nếu cần thiết.
c. Theo dõi các hành động cần thiết
- Những điểm chưa hợp lý hay cần cải tiến cần được ghi nhận lại trong báo cáo và thông báo lại trong cuộc họp bế mạc với nhà cung cấp.
- Theo dõi việc đưa ra những cải tiến và thực hiện khắc phục những điều chưa hợp lý từ phía nhà cung cấp.
- Việc theo dõi và kiểm tra cần được thực hiện cho tới khi những động thái khắc phục và cải tiến từ phía nhà cung cấp được hoàn tất.
